2023年1月22日

不及格專案管理人:學會與雜訊共處,在跨域團隊的鏡子迷宮找出口(上篇)

依然貼在宿舍最顯眼的位置,是三年前從書中節錄的便條。

「追求卓越的人,通常會努力克服一切障礙,盡快解決困擾自己的難題;而那些避免失敗的人,總是會選擇不做或是去做絕對有把握可以完成的事情。」


|前情提要|

在規劃及設計學院修習「創意設計管理(Managing Creative Enterprise)」有什麼不同?它不像商學院的案例分析、不像育成中心的個人創業計畫,這門課更著重「在跨域的團隊組合中,透過市場研究、產出應用成果等任務,同儕互相教學,進而理解自己在團隊中擅長的角色定位。」

*關於這門課,歡迎參考教授合著的《文創20+,我們依然在路上》,木果文創出版


今年課程首次與「台南藍曬圖文創園區」進行產學合作,每小組與園區品牌配對,進行為期三個月的專案計畫交流。在學術與業界立場上綜合所學並應用,我也從教授、前輩身上獲益良多,十分感激。


我所處的團隊組成不只跨文化、也跨領域:背景除了創意產業設計,也有工業設計、機械工程,分別來自德國、印度、中國與台灣,其中也包含三位大學短期交換生。

綜觀自己在研究所的學習歷程:第一年重新學習、邊做邊調整,第二年更密切向前輩取經、開始進入狀況。如今第三年我把握最後在校園的機會,將過往累積的觀點和經驗作為假設,視此次為「實驗」去進行。

但結果大概可以說——失敗連連。


除了多少有做得不錯表現,但我更想談談:面對這些覺得自己「遜斃了」的時刻、被書本斥責「就說吧」的羞愧,它們讓我在這經驗中感到興喜,不是拿到更多東西,而是得到那個感受,產生更多想法。

接下來會分成三個章節(1)教練式領導的平衡(2)衝突之下溝通(3)建立自己的心理安全感,來談談在這次專案遇上的團隊危機,以及化解辦法。並學會與雜訊共處,在跨域團隊的鏡子迷宮裡找出口。


以教練式領導讓團隊成長,但該如何兼顧發展專案?


自由發揮的困境


在藍曬圖文創園區的參訪之後,第一份團體報告需要對店家逐一分析,意外的討論熱絡、各個積極參與,四個小時便過去。我們在課程前一個半小時,都會提早見面調整簡報、排練報告,理所當然簡報的成果都是在有共識的基礎下順利達成。然而週週報告任務,從市場調查到要產出點子所耗的討論時間:只有更長沒有更短。

有趣的是,領導談話的人會隨著討論階段過程不同而更換,例如現況分析、到創意想法,每個人都有各自擅長的地方。但到後期會發現流動的角色定位,有利也有弊,後面的段落再娓娓道來。


階段性提問


作為唯一身兼設計背景與商業經驗的本科生,完成課程任務的能力我有信心,但也知道自己可能沒有正確的解決方式。對於跨域合作充滿挑戰、我卻極其熱愛,因為它能一次次讓我重新思考,不同的團隊角色,督促我謙遜以待自己的專業、懷疑自己的知識、並對新觀點產生好奇。

面對團隊提案的內容,需要視團隊整體能力調整。即便讓討論脫離掌控,面對沒效率的討論,我曾想快速組織一切議程,卻落得場面更加混亂。那份強烈想要領導團隊的抱負、跌了一大跤讓我謹惕團隊擁有不同個性;即便過往可行的條列指示,不見得此處可行。

觀察國際生佔多數的溝通方式,理解問問題需要階段性。例如將明確列下時間、地點、議程一大段訊息,拆解成「可以開會嗎?」,靜待回覆,再接續「星期五某時間,或其他時間方便嗎?」。就像跳雙人舞一樣,太急只會踩到別人的腳,需要同理對方步伐。


像變速器一樣切換


理解自己的領導習慣,恰巧在《你是來帶人,不是幫部屬做事》遇見「教練式領導」一詞。書中最讓人警醒的是在交付完各自工作後,原以為我展現善意的「如果有需要任何幫助,歡迎告訴我!」,其實無意間把自己抬高一階,也無法實際解決問題。後來調整為詢問對方「我可以怎麼幫助你?」來釐清事情,哪些才是處理的優先順序。


在寫文章之時,也收到組員的訊息、確認書面報告要填寫的內容。暫時還是忍不住給建議的嘴,我會對內容既有的引導敘述,做些舉例說明、對應能參考的前期資料。但面對他們接續的提問及懷疑,我反而問「那你是怎麼想的?」會發現:其實他們都已經有自己的答案了。

人數多討論難免攏長,把握開會前組員提早到、或晚點離開的時機,很適合單獨溝通、了解組員的想法及顧慮,降低討論過程的不安定感和解釋時間。各自需要提前為討論內容做準備、開會時在有限制的時間內決定某些事情,避免在某一處糾結過久。這些安排已經不再不是在管理時間,是在管理能量。

「有機(Organic)」的讓組員發展、「組織(Organize)」的完成任務,正是管理創意、教練式領導時需要隨時切換的開關模式。


衝突是家常便飯,但處理好能變美好調味


面對異議先退一步


團隊主題最以「永續」為核心前,其實面臨一番苦思掙扎。不論來源,我認為收購庫存布、到市集挖寶,是採購的媒介;不論媒材是什麼,皆是創作者實踐眼光品味的方式。然而另一個聲音認為原料再利用即是永續,當下都無法說服對方達成共識。

有句話說「缺乏衝突不等於和諧,而是漠不關心」而這個疑慮一直被提起,後來我發現只是切入的視角不同、對永續的認知和解讀有所差異,如同一個想法都無法包含了那個人的個性與經驗。

最終對品牌創辦人進行訪問,以他的立場作為團隊最終共識。與教授個別的小組會談也讓人獲益良多,將永續的定義提升到更廣泛的層次,不只原物料再利用、也包含顧客消費模式、品牌永續經營。

屏除快速達成共識,面對並處理「異議」反到給了我們重新思考的機會。有句話會提醒自己「你不是品牌的目標消費者」,即便自己是,也要把它作為假設。透過各種方式去小心求證,例如去理解為何產生這樣的想法、或者向其他人尋求意見,當正反面都思考過後再下判斷。


說一次,說兩次,再多說幾次


而團隊最大的危機,始於每個人都有想做的事情,但因為時間壓力難免會有些地方需要捨棄。為了盡快補足剩下的缺口,只能埋頭趕快完成隔日的簡報任務。

當下自己的架構被擱置、另一個人又傳來邏輯不同但相似的架構,我決定先處理手上的事、緩一緩晚點回應。有人問我是否要以回傳原本的架作為回應?但強迫別人接受自己的想法,這份暴力其實沒完沒了,如同卡內基《人性的弱點》一書也曾指出「爭辯沒有贏家」。


直到我接到一通「你都不溝通」的電話,才豁然發現彼此之間有拼圖遺漏,正是那一句話敲醒自己、正是因為那一句話我們能面對面解決事情——我會永遠警惕也很感激。首先同理對方的情緒,到面對任務進行討論,有四個關鍵字:心平氣和、三思而行、尊重差異、表達尊重。接下來(快速地)把自己放一邊,便能發覺對方的顧慮,接續後面把問題說開,重複說明、解釋直到彼此理解為止。

跨文化、跨領域、英文都不是我們的母語之下,沒有過度溝通這件事;而溝通重點不在下指示,而是——原因和解釋。一遍再一遍直到夠了為止。


展現脆弱


反思這件事的發生,同學問我:「對方知道『你覺得團隊已經花80%在討論,只有20%在動手做事情』明天要報告我們現在十萬火急嗎?」我的答案是懷疑的。

節錄《領導者的試煉》書中一段話寫道:「你不可能獨自一人扛起一切。如果你是公司唯一知道實際狀況的人,那其他人要怎麼幫助你改善或解決你遇到的問題?」才醒悟自己永遠保持樂觀正面、即便處境有多艱難都能克服的態度,不停理解他人的需求,卻忘記在團隊中表達自己;常常開口說「沒關係、沒問題的」,卻忘記直言我們共同面對的難題。


我們能做任何事情,但也無法獨自完成所有事情。即便想保持積極正面,願意承擔多些作業,時而感到疲倦和困難時,暫時脫離、找回自己的情緒彈性沒有關係。同樣地:坦承開口告訴組員「頻繁的對外溝通馬上對內溝通,不停重複消耗太多個人能量」也沒有關係,只有真實表達自己的難處,別人才能理解,大家才能一起想辦法。

《問就對了》說「示弱是一種強大的力量。他們都知道示弱表示你願意接納別人的指點,表示你願意聽取別人的意見,也表示你願意接受別人的幫助。」示弱其實不用面臨多大的難題,只要覺得感覺自己需要就能試著開口,也是替自己、團隊找出口。

(未完待續,《不及格的專案管理人:下篇》歡迎參考左側文章分類 #哇系研究生或 *點我連結 

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